Enregistrement Avianca : horaires, carte d'embarquement et règles

Avianca ouvre l'enregistrement en ligne 48 heures avant le départ. Le délai est raccourci pour les voyages à destination ou en provenance des États-Unis, de Porto Rico et du Canada, où la compagnie n'active la procédure que vingt-quatre heures avant le départ.

La fermeture intervient 60 minutes avant le départ sur les vols internationaux, et plus tard, quarante-cinq minutes avant le départ, sur les vols intérieurs. Ce délai vaut aussi bien en ligne qu'à l'aéroport, comptoir et bornes compris. Passé cette limite, la réservation n'est plus accessible et le passager est traité comme un retardataire.

Si vous avez demandé un service spécial, Avianca recommande de vous présenter au comptoir une heure plus tôt que d'habitude. Ces heures de fermeture se rapportent à l'heure de départ du vol : vérifiez l'horaire exact figurant sur votre réservation, il peut changer après une modification d'itinéraire.

Pour lancer l'enregistrement, Avianca demande le code de réservation, une suite de six caractères du type 3U2BW3, et le nom de famille tel qu'il apparaît sur la réservation. Ce code figure en haut de l'e-mail de confirmation d'achat.

Avant de commencer, gardez à portée de main votre numéro de réservation, votre pièce d'identité et les documents exigés par votre destination : la compagnie invite à les préparer avant de démarrer la procédure.

L'enregistrement est aussi disponible dans l'application Avianca et sur avianca.com depuis n'importe quel appareil. Les vols Avianca opérés en wet lease par Wamos Air suivent la procédure habituelle, sur le site, dans l'application ou aux comptoirs.

En itinéraire mixte, la règle est claire : enregistrez-vous auprès de la compagnie qui opère le premier vol du trajet, qui n'est pas toujours celle qui a vendu le billet. Un Bogota, Rio de Janeiro opéré par Avianca puis un Rio, Brasilia opéré par GOL se traitent chez Avianca pour les deux tronçons, et l'inverse au retour. Le même principe s'applique aux autres compagnies : par exemple le check-in d'Air Canada sur un vol transitant par Toronto, la procédure d'Aegean sur une correspondance européenne, ou encore l'enregistrement chez ANA pour un segment japonais. Pour un long-courrier prolongé vers l'Asie du Sud, un tronçon confié à Air India relève également des canaux de cette compagnie.

Une fois l'enregistrement validé, Avianca met la carte d'embarquement à disposition en version numérique et imprimable. Si vous vous êtes déjà enregistré et que la carte n'est pas arrivée, la compagnie indique de vous reconnecter avec vos informations de réservation et d'utiliser le bouton « Afficher les cartes d'embarquement ».

Aux bornes de l'aéroport, vous pouvez imprimer la carte d'embarquement et, en cas de bagage en soute, l'étiquette à apposer avant le dépôt aux points prévus. Les bornes permettent aussi d'ajouter des bagages ou de choisir un siège ; si le service n'est pas compris dans votre tarif, un coût supplémentaire est facturé et le paiement se fait auprès d'un agent de service.

Si la carte d'embarquement n'indique aucun siège attribué, l'attribution se termine à l'aéroport avec l'équipage au sol, en présentant la carte obtenue lors du check-in.

Aux bornes, vous devez être en possession de votre passeport si votre vol est international ou d'une pièce d'identité s'il s'agit d'un vol intérieur fait partie du parcours. La procédure s'y lance avec le code de réservation, le numéro de billet ou le numéro de voyageur fréquent, et les kiosques se trouvent généralement devant les rangées de comptoirs.

Le comptoir, lui, est facturé lorsque la réservation était éligible à l'enregistrement en ligne et que le passager voyage en tarif Basic ou Light. Avianca publie les montants suivants, non remboursables et modifiables sans préavis :

Le passage au comptoir reste obligatoire dans plusieurs cas : services spéciaux, bagages spéciaux, animaux de compagnie, mineurs, vol opéré par une autre compagnie, modification en attente, impossibilité de terminer la procédure pour tous les passagers ou exigence migratoire à vérifier en personne. Les voyageurs de nationalité indienne ou originaires d'un pays d'Afrique en correspondance à l'aéroport international du Salvador doivent également se présenter au comptoir de l'aéroport de départ, où l'exploitant facture la taxe d'amélioration aéroportuaire.

Plusieurs causes reviennent régulièrement. La plus fréquente est une saisie qui ne correspond pas à l'achat : le nom et le code de réservation doivent être repris exactement comme dans l'e-mail de confirmation. Vient ensuite la question de l'horaire, le check-in n'étant tout simplement pas encore activé pour votre vol.

D'autres blocages sont structurels :

• un changement opérationnel de l'itinéraire, par exemple une fermeture d'aéroport ou des conditions météo défavorables, qui retarde l'activation ;
• un autre passager de la réservation qui a déjà finalisé la procédure ;
• une demande de changement d'itinéraire non traitée, à régler avec la compagnie ;
• une réservation soumise à vérification de documents d'immigration à l'aéroport.

En cas de message d'erreur pendant l'enregistrement en ligne, Avianca indique de prendre une capture d'écran et de la montrer au comptoir le jour du vol : le processus est alors poursuivi sans frais supplémentaires.

Pour une réservation de groupe, chaque passager peut s'enregistrer individuellement tant que l'opération n'a pas été faite pour l'ensemble du groupe ; lorsque plusieurs passagers portent le même nom de famille, la séparation n'est pas toujours possible et le centre de contact prend le relais. L'enregistrement en ligne peut aussi être effectué par iBoardingPass, qui envoie ensuite la carte d'embarquement par e-mail.